DOANH NGHIỆP CẦN LƯU GIỮ TÀI LIỆU NHƯ THẾ NÀO?

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, sản xuất hằng ngày, việc lưu giữ tài liệu, hồ sơ của công ty trong quá trình hoạt động là một phần quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Vậy tài liệu nào cần được lưu giữ và lưu giữ như thế nào?

Dưới đây Luật sư ADB SAIGON sẽ chia sẻ với bạn các cách lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp theo đúng với quy định của pháp luật.

Mục đích của lưu giữ tài liệu doanh nghiệp

– Ngoài việc đảm bảo đúng quy định của pháp luật, việc lưu giữ tài liệu góp phần vào quản lý doanh nghiệp một cách thuận lợi, dễ dàng hơn. Tài liệu được sắp xếp, lưu giữ cẩn thận sẽ biết được văn bản nào bị mất…

– Nhanh chóng tìm được văn bản, hồ sơ cần thiết phục vụ cho các hoạt động liên quan.

Lưu giữ tài liệu cho Doanh nghiệp - Luật sư ADB SAIGON

Tài liệu cần lưu giữ theo quy định pháp luật

Tại khoản 1 Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Theo đó, Việc lưu giữ tài liệu có thể phân thành các nhóm sau:

Tài liệu pháp lý doanh nghiệp

  • Điều lệ công ty.
  • Quy chế quản lý nội bộ của công ty.
  • Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.

Tài liệu liên quan đến tài sản doanh nghiệp

  • Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp.
  • Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
  • Giấy phép và giấy chứng nhận khác.
  • Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.

Tài liệu về quản trị nội bộ doanh nghiệp

  • Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị.
  • Các quyết định của doanh nghiệp.

Tài liệu tài chính, kế toán doanh nghiệp

  • Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán.
  • Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán.
  • Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Địa điểm lưu giữ tài liệu 

Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật. (Khoản 2 Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020)

Trên đây là các thông tin nhằm phổ biến các kiến thức cơ bản về việc lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp. Nếu các bạn có các thông tin thắc mắc cần giải đáp khác cần luật sư tư vấn luật Doanh nghiệp hoặc tìm hiểu các khái niệm nghĩa vụ của Doanh nghiệp, quyền của Doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp qua số điện thoại của Luật sư hoặc Zalo 0907520537 hoặc Fanpage của công ty https://www.facebook.com/luatsutaibinhduong

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *