Quy định khi lập Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Để xây dựng Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đúng luật, công ty cổ phần cần lưu ý những điều gì? Ai có thẩm quyền ký? Nội dung nào bắt buộc phải có?

Sau đây, hãy cùng Luật sư ADB SAIGON tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông là gì?

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông - Luật sư adb SAIGON

Theo Khoản 1 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông phải tổ chức họp mỗi năm một lần hoặc họp bất thường.

Trong cuộc họp, thư ký có trách nhiệm ghi lại toàn bộ nội dung diễn ra tại cuộc họp, ý kiến của các cổ đông, vấn đề nào được thông qua, vấn đề nào không được thông qua…vào trong biên bản.

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác (Khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp).

Đồng thời, căn cứ Khoản 3 Điều 139 của luật này, Đại hội đồng cổ đông thường niên sẽ bàn bạc và thông qua những vấn đề sau:

  • Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
  • Báo cáo tài chính hằng năm;
  • Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị; kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
  • Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty; kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
  • Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
  • Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
  • Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

Do vậy có thể hiểu, Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông là văn bản ghi nhận nội dung họp liên quan tới việc vận hành kinh doanh của công ty.

Đồng thời, biên bản họp là tài liệu minh chứng cho những cam kết về quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức và giúp các cổ đông dễ dàng tổng hợp, theo sát tình hình hơn.

Nội dung phải có khi xây dựng Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Biên bản họp được lập trong cuộc họp, đồng thời phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải lập bằng tiếng Việt và phải bao gồm các nội dung được nêu tại Khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020 sau đây:

  • Tên, địa chỉ trụ sở và mã số doanh nghiệp;
  • Thời gian, địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
  • Chương trình và nội dung cuộc họp;
  • Họ, tên của chủ tọa và thư ký;
  • Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề được đưa ra nội dung chương trình họp;
  • Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
  • Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề (trong đó ghi rõ: phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp);
  • Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
  • Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.

Người có thẩm quyền ký Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông chỉ cần có chữ ký của chủ tọa và thư ký đại diện thay cho toàn bộ cổ đông công ty.

– Trong trường hợp chủ tọa và thư ký từ chối ký, nếu các thành viên khác của Hội đồng quản trị có dự họp cùng nhất trí ký tên và xét thấy biên bản họp có đầy đủ nội dung như quy định pháp luật thì biên bản vẫn có hiệu lực, đồng thời phải ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản.

– Khi cổ đông là pháp nhân cùng ký vào Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, thì cũng chỉ cần có chữ ký của cổ đông (chữ ký của người đại diện phần vốn góp của cổ đông là pháp nhân) là được chứ không bắt buộc phải có dấu của cổ đông là pháp nhân đó.

Lưu ý khi lập Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông cùng Nghị quyết và các tài liệu liên quan đến cuộc họp cần được lưu trữ, vì:

  • Cổ đông phổ thông có quyền xem xét, tra cứu, trích lục hoặc sao chụp biên bản họp Đại hội đồng cổ đông (theo Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2020). Do vậy, nếu công ty không lưu trữ biên bản họp là xâm phạm đến quyền lợi của các cổ đông;a
  • Phục vụ hoạt động thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi cần;
  • Thực hiện các thủ tục hành chính về doanh nghiệp.

– Chủ tọa, thư ký hoặc những người ký tên khác sẽ phải liên đới chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông,.

– Không cần đóng dấu công ty tại phần chữ ký của Chủ tọa.

– Biên bản họp phải được gửi tới tất cả các cổ đông trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp. Ngoài ra, công ty có thể đăng tải nội dung biên bản họp lên website.

– Biên bản họp có thể lập bằng tiếng nước ngoài, giá trị pháp lý của bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài là ngang nhau. Tuy nhiên, nếu xuất hiện sự khác nhau trong nội dung giữa 2 bản thì ưu tiên áp dụng áp dụng nội dung biên bản họp tiếng Việt.

Luật sư ADB SAIGON hiện đang hỗ trợ cho người dân, doanh nhân và doanh nghiệp trên khắp cả nước ở nhiều lĩnh vực khác nhau như Luật sư Hình sựLuật sư Hôn nhân Gia đìnhLuật sư Dân sựLuật sư Doanh NghiệpLuật sư Đất đaitư vấn ly hôn nhanhtư vấn luật thừa kếluật sư Hình sự giỏi…..vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin tại Website, Hotline: 0907520537 hoặc Fanpage: https://www.facebook.com/luatsutaibinhduong

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *