Những trường hợp ủy quyền bắt buộc phải công chứng

Trên thực tế, trong một số trường hợp nếu cá nhân, tổ chức không thể tự mình thực hiện công việc phải ủy quyền cho một cá nhân khác. Tùy vào các trường hợp ủy quyền thực tế mà có bắt buộc phải công chứng hay không.

Qua bài này, chúng tôi sẽ phổ biến cho các bạn một số trường hợp ủy quyền bắt buộc phải công chứng.

Căn cứ pháp lý

Bộ luật Dân sự năm 2015

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

Giấy ủy quyền (GUQ) là gì?

Khái niệm GUQ hiện nay chưa được quy định cụ thể tại một văn bản nào. Bộ luật Dân sự năm 2015 chỉ đề cập đến khái niệm Hợp đồng ủy quyền (HĐUQ).

Ngoài ra, các văn bản khác thường sử dụng cụm từ “văn bản ủy quyền” – không nêu cụ thể là giấy hay HĐUQ.

Dù vậy, không phải hoàn toàn không có văn bản pháp luật nào đề cập đến GUQ. Trong đó, có thể kể đến:

– Khoản 1 Điều 107 Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005 nêu rõ:

Việc UQ tiến hành các thủ tục liên quan đến việc xác lập, duy trì, gia hạn, sửa đổi, chấm dứt, huỷ bỏ hiệu lực văn bằng bảo hộ phải được lập thành GUQ.

– Điểm b khoản 19 Điều 20 Thông tư số 58/2020/TT-BCA quy định:

Xe của đồng sở hữu khi bán, cho, tặng phải có đủ chữ ký hoặc GUQ bán thay của các chủ sở hữu.

Thực tế, GUQ là một hình thức đại diện theo UQ mà theo đó, người UQ bằng hành vi đơn phương của mình thực hiện mà không cần sự đồng ý của người được ủy quyền.

Tuy nhiên, về bản chất đây vẫn được xem là một giao dịch dân sự bởi theo Điều 116 Bộ luật Dân sự, giao dịch dân sự có thể là hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.

Do đó, những công việc sử dụng GUQ đều là công việc đơn giản, có thể chỉ cần một bên ủy quyền mà không yêu cầu bắt buộc phải sử dụng HĐUQ – loại văn bản cần có sự thỏa thuận giữa các bên.

Như vậy, có thể thấy, GUQ là hành vi pháp lý đơn phương, được thực hiện theo ý chí của một bên, thực hiện các công việc đơn giản như nộp hồ sơ cấp Sổ đỏ, nộp phạt vi phạm hành chính…

Những trường hợp ủy quyền bắt buộc phải công chứng?

GUQ thường chỉ được sử dụng cho trường hợp UQ đơn giản. Riêng các trường hợp phức tạp thì các bên sẽ sử dụng HĐUQ.

Hiện nay, theo quy định của Luật Công chứng, không có thủ tục công chứng GUQ mà chỉ đề cập đến công chứng HĐUQ. Do đó, GUQ không phải công chứng.

Tuy nhiên, điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định, các trường hợp chứng thực chữ ký có đề cập đến GUQ như sau:

Chứng thực chữ ký trong GUQ đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Như vậy, GUQ chỉ được chứng thực chữ ký trong trường hợp không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường, không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, sử dụng bất động sản.

Thủ tục công chứng giấy ủy quyền thực hiện thế nào?

Như phân tích ở trên, GUQ không thực hiện thủ tục công chứng mà chỉ chứng thực chữ ký. Do đó, để chứng thực chữ ký GUQ, cần thực hiện theo trình tự, thủ tục sau đây:

Việc chứng thực chữ ký trên GUQ được thực hiện trong các trường hợp nêu tại khoản 2 Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP gồm:

– Người ủy quyền sẽ đến Văn phòng công chứng, mang theo Giấy tờ tùy thân như Chứng minh nhân dân/thẻ Căn cước công dân/Hộ chiếu và Hộ khẩu, cùng văn bản dự thảo của GUQ. Nếu không lập văn bản ủy quyền dự thảo thì có thể trực tiếp đến lập tại Văn phòng công chứng/Tổ chức hành nghề công chứng.

Trường hợp của người ủy quyền và người được ủy quyền cùng đi thì sẽ lập HĐUQ thay vì GUQ, và khi làm thủ tục phải mang đầy đủ giấy tờ tùy thân của hai bên.

Đồng thời, tùy vào việc ủy quyền để làm gì, trong trường hợp nào mà công chứng viên sẽ yêu cầu người yêu cầu công chứng thực hiện việc cung cấp thêm các giấy tờ cần thiết.

– Người yêu cầu công chứng điền vào Phiếu yêu cầu công chứng.

– Công chứng viên sẽ kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia quan hệ ủy quyền, giải thích các quy định chung cần tuân thủ liên quan đến thủ tục công chứng. Trường hợp việc ủy quyền không trái pháp luật thì thực hiện việc công chứng.

– Bên ủy quyền đọc lại GUQ và trực tiếp ký vào GUQ trước sự chứng kiến của công chứng viên.

– Công chứng viên ghi lời chứng vào sổ công chứng, kiểm tra lại, ký và chuyển nhân viên đóng dấu và thu lệ phí công chứng từ người yêu cầu công chứng và trao GUQ đã được công chứng cho người yêu cầu – ở đây là người ủy quyền.

Nơi thực hiện: Văn phòng công chứng/ Tổ chức hành nghề công chứng bất kỳ thuận tiện cho người ủy quyền, hoặc cả hai bên ủy quyền và bên được ủy quyền.

Như vậy, tùy vào từng trường hợp mà GUQ có thể yêu cầu bắt buộc phải công chứng hoặc không. Nhưng để thực hiện việc ủy quyền có công chứng thì người ủy quyền phải thực hiện theo đúng trình tự và pháp luật quy định.

Hồ sơ công chứng GUQ

Để thực hiện chứng thực chữ ký, bên UQ cần chuẩn bị:

– Giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/hộ chiếu còn hạn…

– Giấy tờ về quan hệ hôn nhân nếu bên ủy quyền là hai vợ chồng, người đã ly hôn…

– Giấy tờ về nội dung ủy quyền: Sổ hưu, trợ cấp, phụ cấp…

Đồng thời, bên ủy quyền cũng phải chuẩn bị giấy tờ tùy thân cùng hộ khẩu của bên nhận ủy quyền.

Thời điểm có hiệu lực của giấy ủy quyền

HĐUQ là sự thoả thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên UQ, còn bên UQ chỉ phải trả thù lao, nếu có thoả thuận hoặc pháp luật có quy định.

Theo quy định tại Điều 563 Bộ luật dân sự 2015 quy định thời hạn ủy quyền như sau:

“Thời hạn UQ do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì HĐUQ có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc UQ.”

Điều 401 Bộ luật dân sự 2015 quy định hiệu lực của hợp đồng dân sự: “1. Hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật liên quan có quy định khác.”

Trên đây là các thông tin pháp luật phổ biến về việc Những trường hợp ủy quyền bắt buộc phải công chứng.  Ngoài ra quý khách hàng còn các vấn đề pháp luật nào cần hỗ trợ tư vấn xin vui lòng liên hệ Văn phòng Luật sư ADB SAIGON.

Luật sư ADB SAIGON hiện đang hỗ trợ cho người dân, doanh nhân và doanh nghiệp trên khắp cả nước ở nhiều lĩnh vực khác nhau như Luật sư Hình sự, Luật sư Hôn nhân Gia đình, Luật sư Dân sự, Luật sư Doanh Nghiệp, Luật sư Đất đai…tư vấn ly hôn nhanh, tư vấn luật thừa kế, luật sư Hình sự giỏi…..vui lòng liên hệ với chúng tôi qua thông tin tại Website, Hotline: 0907520537 hoặc Fanpage: https://www.facebook.com/luatsutaibinhduong